17. April 2026 (aktualisiert) - 6 Min. Lesezeit
Mobiles Arbeiten: Definition, Chancen und erfolgreiche Umsetzung
Mobiles Arbeiten bedeutet, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsort frei wählen können – ob Homeoffice, unterwegs oder Büro. Was als Notlösung in der Pandemie begann, ist heute fester Bestandteil moderner Arbeitsmodelle.
In diesem Artikel: Definition, Unterschied zum Homeoffice, Vorteile für Unternehmen, Risiken – und wie die Umsetzung in der Praxis gelingt.
by Ivan Escamilla
Auf einen Blick:
• Mobiles Arbeiten = ortsunabhängiges Arbeiten, rechtlich verschieden von Homeoffice
• Vorteil für Unternehmen: bis zu 50 % Flächeneinsparung, bessere ESG-Werte
• Risiken: Unternehmenskultur, Kreativität, Onboarding leiden bei zu viel Remote
• Lösung: funktionales Büro + digitale Tools, die Orientierung und Buchung ermöglichen
• 5 Empfehlungen für den Start am Ende des Artikels
Mobiles Arbeiten vs. Homeoffice:
Was ist der Unterschied?
Homeoffice bezeichnet das Arbeiten von einem festen häuslichen Arbeitsplatz, der den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung entsprechen muss. Mobiles Arbeiten ist dagegen ortsunabhängig – vom Café, unterwegs, beim Kunden oder von zuhause – ohne feste Ausstattungsvorschriften.
In Deutschland gibt es aktuell kein gesetzliches Recht auf mobiles Arbeiten. Es bedarf einer individuellen Vereinbarung, idealerweise schriftlich oder als Betriebsvereinbarung. Der Arbeitgeber bleibt in beiden Fällen für Arbeitssicherheit und Datenschutz verantwortlich.
In der Praxis kombinieren hybride Arbeitsmodelle beide Formen: feste Homeoffice-Tage plus flexible mobile Arbeit je nach Aufgabe.
Für die Verwaltung von Schreibtischen und Besprechungsräumen im hybriden Alltag empfiehlt sich eine Raumbuchungslösung.
Warum mobiles Arbeiten heute Standard ist
Die Pandemie hat Büromitarbeitenden mehr Flexibilität und Autonomie ermöglicht – bei Arbeitsort, Arbeitszeit und Work-Life-Integration. Was als Notlösung begann, hat sich als dauerhafte Erwartungshaltung etabliert: Die Mehrheit der Mitarbeitenden möchte auch künftig zwischen Homeoffice und Büro wechseln können.
Für Unternehmen bedeutet das: Das Büro der Zukunft muss attraktiver sein als das Homeoffice – nicht durch Pflichtpräsenz, sondern durch echten Mehrwert.
Vorteile für Unternehmen:
Fläche, Kosten und ESG
Unternehmen, die hybrides Arbeiten zulassen, können bis zu 50% der Fläche für Arbeitsplätze einsparen, wenn sie auf Flex Desking, also die Flexibilisierung der Arbeitsplätze, setzen.
Laut M.O.O.CON-Studie stellt dies sogar die größte Einzelmaßnahme für ESG-Verbesserungen dar. Schon 30% geringere Mietfläche bieten Unternehmen enorm hohes Potenzial, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig ihren CO2 Ausstoß deutlich einzuschränken.
Risiken und Herausforderungen mobilen Arbeitens
Bleiben nach der Pandemie dauerhaft zu viele zu oft oder ganz im Homeoffice, kann sich das im Verlauf der Zeit nachteilig auf Unternehmenskultur, Kündigungsrate, bestimmte Aspekte der Produktivität, Innovationsfähigkeit und folglich die Wettbewerbsfähigkeit auswirken. So lässt sich etwa das kreative Potenzial eines Teams, wenn alle Remote arbeiten, schwerer ausschöpfen. Kommen Menschen persönlich zusammen, ist Teamkommunikation leichter und damit effektiver und effizienter.
Videokonferenz-Workshops, in denen sich einfach keine Dynamik entwickeln will. Bei Präsenz-Workshops erleben wir hingegen nach wie vor viel mehr Interaktivität und Beteiligung. Dazu kann sich das Einbinden von neuen Kolleg(inn)en in ein Team remote viel schwieriger gestalten. Team- und Unternehmenskultur leben schließlich davon, dass Kolleg(inn)en signifikant Zeit im gleichen Raum miteinander verbringen. Sie treffen sich auch auf dem Gang, in der Kaffeeküche oder verabreden sich für die Mittagspause. Ist das nicht ausreichend gegeben, kann selbst die Bindung langjähriger Mitarbeiter(innen) nachlassen. D.h. Erhalt und Weiterentwicklung der Unternehmenskultur werden deutlich erschwert.
Reine Online-Zusammenarbeit ist dauerhaft kein vollwertiger Ersatz für das persönliche Gespräch und direktes Agieren. „LOL“ zu lesen oder zu schreiben ist das nicht das Gleiche, wie gemeinsam zu lachen. Um Mitarbeitende künftig zu halten und zu gewinnen, müssen Unternehmen heute „mehr denn je ihre Anziehungs- und Bindungsstrategien neu definieren und ein Wertversprechen aufbauen, das das gesamte Leben der Mitarbeiter berücksichtigt“, so lautet eine McKinsey-Empfehlung2 vom März 2022.
Return to Office:
Warum Pflichtpräsenz der falsche Ansatz ist
Pflichtpräsenz ist der falsche Weg. Wer glaubt, seinen Mitarbeitenden die gelernte Flexibilität nehmen zu können und auf Pflichtpräsenztage setzen zu können, der geht ein hohes Risiko ein – für Unternehmen und ihre besten Talente. Wir haben aktuell auch hier in Deutschland einen Arbeitnehmermarkt und das birgt die manifeste Gefahr, dass sich insbesondere die guten Mitarbeitenden neu orientieren. Sie suchen sich die Arbeitgeber, die ihnen weiterhin Autonomie, Work-Life-Integration und damit ihr Vertrauen bieten.
In den USA haben beispielsweise nach Angaben des US Bureau of Labor Statistics mehr als 4,3 Millionen Menschen im vergangenen Dezember freiwillig ihren Job gekündigt. Das liegt knapp unter dem Rekordwert vom November 2021 und es gibt deutlich mehr aktuelle Stellenangebote (10,9 Millionen) als Neueinstellungen (6,3 Millionen). Für das Annehmen einer neuen Position war übrigens laut einer Umfrage von McKinsey „Workplace flexibility“ der Hauptgrund.
Mobiles Arbeiten erfolgreich umsetzen: Intrinsische Motivation stärken
Unternehmen müssen die intrinsische Motivation der Mitarbeitenden stärken, wieder im Büro zu arbeiten zu wollen. Oder anders gesagt, es muss für sie dort Mehrwert geben, für den es sich aus Sicht der Mitarbeitenden lohnt, Zeit und Kosten zu investieren, um ins Büro zu kommen. Das Büro muss Mitarbeitende bei ihrer Arbeit unterstützen und die Anwesenheit dort eine positive Erfahrung für sie sein. Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als den Weg ins Büro auf sich zu nehmen, nur um dann von dort aus per Videokonferenz mit anderen zusammenzuarbeiten. Gefragt ist demnach eine Verdichtung, weniger Fläche, die aber viel besser konzipiert sein muss. Mitarbeitende müssen ihren Arbeitsplatz neu erleben.
Über allem steht ein ganzheitlicher Ansatz. Es geht darum, an unterschiedlichen Stellschrauben zu drehen. Hier spielen viele Disziplinen rein: Leadership-Teams, HR, IT, Real Estate Management. Es geht um soziale Erlebnisse über Anreize und Events für Mitarbeitende genauso wie um die Bereitstellung unterschiedlicher, an die jeweilige Tätigkeit angepasster Flächen, um schicke Möbel und großartige Tools zur Kollaboration und Erleichterung der täglichen Arbeitsorganisation. In einem solchen Gesamtkonzept, das diesen geänderten Anforderungen gerecht wird, kann die Digitalisierung eine sehr effektive Unterstützung bieten. Schließlich dreht sich am Ende alles um zwei Achsen: Sie müssen sicherstellen, dass das Büro nicht dysfunktional wird und zweitens, dass es viele positive Anreize gibt. Wichtig ist dabei zu verstehen, dass positive Anreize nur dann helfen, wenn das Büro funktional ist – bei einem dysfunktionalen Büro helfen schicke Möbel nichts.
Das dysfunktionale Büro:
Die häufigsten Stolpersteine
Der Wechsel von festen Arbeitsplätzen zu flexiblen Arbeitsplätzen, der erforderlich ist, um die Flächenverdichtung umzusetzen, birgt große Herausforderungen für die Mitarbeitenden. Gewohnte Mechanismen des Büros werden ausgehebelt. Woher weiß ich, dass ich einen Arbeitsplatz habe? Mit einer Desk Booking Software lassen sich Schreibtische per App reservieren – Mitarbeitende sehen in Echtzeit, welche Plätze verfügbar sind.
Wie lange brauche ich, um ihn zu finden? Wer wird noch im Büro sein und wo? Wo lege ich meine Sachen ab? Wo ist der nächste Drucker? Welche Kollaborationsflächen stehen gerade zur Verfügung? Wo ist in dem Gebäude, in dem ich heute bin, der Helpdesk?
Selbst die Kaffeemaschine, die ich nur sehr selten bediene oder noch nie bedient habe, kann zum frustrierenden Erlebnis werden genau wie ungewohnte Konferenztechnologie. Diese Friktionen und kleinen Hindernisse können das Büroerlebnis schnell so negativ beeinflussen, dass die Mitarbeitenden nicht mehr kommen wollen. Je größer die Büroflächen desto höher das Risiko.
Wie digitale Tools mobiles Arbeiten im Büro unterstützen
Mitarbeitende, die die Büroflächen nutzen, werden von digitalen Büroassistenten, also z.B. einer App, die sie immer bei sich haben, bei der Orientierung unterstützt. Sie finden darüber ihren Arbeitsplatz für den Morgen, den passenden Besprechungsraum für das Brainstorming am Nachmittag und im Anschluss das Einzelbüro für die wichtigsten Kundentelefonate. Auch der Laptop kann im schnell per App gebuchten Schließfach verstaut werden, wenn man sich mit den Kolleg(inn)en noch schnell auf einen After-Work-Drink verabredet – alles also angepasst auf die sich über den Tag verändernden Bedürfnisse.
Dazu hilft die App beim Finden von Kolleg(inn)en und der Verabredung mit ihnen, beim Suchen nach dem Helpdesk, Drucker oder dem gebuchten Meetingraum für den nächsten Termin. Ohne lange Wege zu laufen kann ich sehen, welche Räume, Schreibtische, Telefonzellen etc. jetzt für mich und meine Teammitglieder verfügbar sind und ich bekomme schnelle Hilfe bei der Orientierung durch die Indoor-Navigationsfunktion. So finde ich mich auch in Gebäuden zurecht, in denen ich eher seltener unterwegs bin. Das wird umso relevanter, je größer die Bürofläche oder der Campus ist, auf dem ich mich bewege. Im Grunde hilft mir eine solche App auf den Büroflächen auf ähnlich vielfältige Art und Weise, wie mich Maps-Anwendungen im Alltag urbaner Umgebungen unterstützen. Das Navigieren ist gelernt, spart Zeit und kann so ganz nebenbei vielleicht auch die Zahl notorischer Zuspätkommer bei Meetings reduzieren. Interaktive Displays in der Fläche und an Besprechungsräumen erlauben Orientierung auch ohne App.
Gestützt auf diese smarten Assistenten werden Stolpersteine und Frustfaktoren von Anfang an vermieden. Das ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf die Vorzüge des neuen Arbeitsplatzkonzepts zu fokussieren und erhöht in Summe die Attraktivität der Fläche deutlich. Die neue Arbeitswelt verliert ihren Schrecken und wird zum Ort der Begegnung. Und je mehr Menschen ins Büro kommen für diese Begegnungen, desto lebendiger wird es und desto eher steigt die intrinsische Motivation, im Büro zu arbeiten. Ein sich selbstverstärkender Effekt setzt ein.
Jede neu eingeführte Technologie trifft erstmal auf eine Adoptionsbarriere. Nicht alle Mitarbeitenden freuen sich darüber, sie erlernen zu müssen. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden für jede Unterstützung – Arbeitsplatzbuchung, Catering, Schließfach, Speisekarte, etc. - eine andere App zur Hand geben, werden viele davon nie ausreichend Wert generieren und die Apps bleiben schlicht ungenutzt. Anstatt viele Einzelfunktionen über unterschiedliche Apps zu steuern, stellen wir bei MazeMap Workplace Unternehmen eine All-in-One-Lösung zur Verfügung. Mitarbeitende erlernen nur eine neue Technologie und können damit in großer Breite im Arbeitsalltag unterstützt werden.
Die meisten unserer Kunden wollen Desk Sharing umsetzen und starten daher mit der Funktion Arbeitsplatzbuchung. Mit der Zeit stellen sie ihren Mitarbeitenden modular mehr und mehr assistierende Funktionen zur Verfügung, ohne dass die Komplexität für die Mitarbeitenden dabei steigt. Einstieg und Usability sind konsistent – und immer im Corporate Design des Unternehmens. Nur so zahlt die Technologie auch nachhaltig auf das Employer Branding ein.
Empfehlungen für die Einführung mobilen Arbeitens
Fünf Aspekte, die Unternehmen beachten sollten:
Seien Sie sich nicht zu sicher, welches Arbeitsplatzmodell nach der Pandemie das Beste ist. Planen Sie die Möglichkeit ein, sich zu irren, und die Notwendigkeit, ständig Änderungen vorzunehmen.
Verwenden Sie verpflichtende Vorgaben so wenig wie möglich. Lassen Sie die Büronutzer(innen) entscheiden, wo und wann sie arbeiten. Konzentrieren Sie sich auf die Stärkung der intrinsischen Motivation, die Menschen dazu bringt, ins Büro zu kommen. Es ist das Ziel, Teammitglieder wieder zusammen und in die Büros zu bringen.
Setzen Sie auf Konzepte und Techniken, die dazu beitragen, die Büroauslastung hochzuhalten und im Zweifel nicht zu viel Bürofläche zur Verfügung zu stellen. Denn eine hohe Büroauslastung hat viele positive Effekte.
Sie sollten die Selbstorganisation der Mitarbeitenden gegenüber zentralisierten Vorgaben vorziehen, indem sie entsprechende Technologien in die Hände der Mitarbeitenden geben.
Verwenden Sie detaillierte Daten als Grundlage, die Ihnen vielseitige Plattformen für die Gebäudedigitalisierung liefern. So lässt sich der tatsächliche Bedarf ständig beurteilen und analysieren, und in der Folge auch optimieren.
Fazit: Mobiles Arbeiten ist eine große Chance
Die aktuelle Situation ist eine große Chance – und sie verdient entsprechend viel Aufmerksamkeit. Unternehmen, die sich die Mühe machen, das Problem in seiner Gesamtheit zu erfassen und zu adressieren, können wir unseren Mitarbeitenden mehr Flexibilität geben, die ihr Leben spürbar bereichert. Dazu kommen wir mit viel weniger Fläche klar, die wir viel besser gestalten können. Das hat einen positiven Einfluss auf Mitarbeitende, den CO2-Ausstoß und auf den Geldbeutel. Es sollte klar sein, dass es hier nicht einfach um das Einführen einer Arbeitsplatzbuchungsapp geht. Nur ein ganzheitlicher Ansatz, der sich natürlich auch auf eine umfassende und flexible Technologie stützen muss, erlaubt es Unternehmen, aus der Chance einen echten Wettbewerbsvorteil zu generieren.
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Häufig gestellte Fragen
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Mobiles Arbeiten bedeutet, dass Mitarbeitende ihren Arbeitsort frei wählen können – unabhängig von einem festen Büro- oder Homeoffice-Arbeitsplatz. Es umfasst das Arbeiten von unterwegs, beim Kunden oder aus dem Ausland.
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Homeoffice ist an einen festen häuslichen Arbeitsplatz gebunden und unterliegt der Arbeitsstättenverordnung. Mobiles Arbeiten ist ortsunabhängig und flexibler, ohne feste Ausstattungsvorschriften.
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Nein, aktuell gibt es kein gesetzliches Recht auf mobiles Arbeiten in Deutschland. Es bedarf einer individuellen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
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Flächeneinsparungen von bis zu 50 %, reduzierte Mietkosten, bessere ESG-Kennzahlen und höhere Mitarbeiterzufriedenheit – sofern das Büro funktional und attraktiv gestaltet ist.
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Lisa Pfützner
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