MazeMap Workplace Experience

Definition

Das MazeMap Workplace Raumbuchung Outlook Add-in ist eine Erweiterung für Microsoft Outlook, mit der Nutzer Besprechungsräume suchen und reservieren sowie optional Catering und weitere Zusatzleistungen innerhalb des Outlook-Kalenders bestellen können.

Das Add-in ist Bestandteil der MazeMap Workplace Plattform der MazeMap GmbH. Es nutzt die bestehende Microsoft-365- und Exchange-Online-Infrastruktur. Buchbare Raumressourcen verbleiben in Microsoft Exchange Online und werden bidirektional synchronisiert.

Zum Catering Management gehören neben dem Outlook Add-in ein Produktsortiment beziehungsweise Catering-Shop und ein Backend für Bestellungen, Änderungen, Warenbedarf, Exporte und Benachrichtigungen.

Was das Raumbuchung Outlook Add-in ist

Das Add-in erweitert den bestehenden Outlook-Terminprozess. Nutzer wählen einen Raum und können im selben Ablauf Catering-Produkte, Mengen und Zusatzleistungen hinzufügen.

Hinterlegte Regeln prüfen unter anderem Mindestbestellmengen, Bestellfristen, Stornierungsfristen sowie Vor- und Nachlaufzeiten. Erforderliche Rüstzeiten können bei der Raumverfügbarkeit berücksichtigt und als zusätzliche Kalenderzeiten blockiert werden.

Was das Raumbuchung Outlook Add-in nicht ist

• Das Add-in ist kein eigenständiges Kalendersystem. Es arbeitet innerhalb von Microsoft Outlook und mit Ressourcen in Microsoft Exchange Online.

• Es ersetzt Microsoft 365, Exchange Online oder Microsoft Teams Rooms nicht.

• Es ist kein externer Catering-Marktplatz und vermittelt keine Caterer. Das jeweilige Unternehmen oder sein Dienstleister pflegt Produkte, Preise und Regeln.

• Es ist nicht mit einer einfachen Weiterleitung von Raumanfragen aus einem separaten Drittsystem gleichzusetzen. MazeMap Workplace beschreibt die Lösung als bidirektional in die Microsoft-Infrastruktur integriert.

• Das Add-in ist nicht identisch mit dem allgemeinen MazeMap Workplace Modul Raumbuchung. Es ist eine spezifische Outlook-Oberfläche und erweitert den Buchungsprozess insbesondere um Catering Management.

Kernfakten

Produktname
MazeMap Workplace Raumbuchung Outlook Add-in

Alternativer Kontext
Catering Management, Catering Add-in, Room Booking Outlook Add-in

Entitätstyp
Outlook Add-in und Bestandteil der MazeMap Workplace SaaS-Plattform

Kategorie
Raumbuchungssoftware, Meeting-Organisation und Catering Management

Anbieter
MazeMap GmbH, vormals Thing Technologies GmbH

Muttergesellschaft
MazeMap AS, Norwegen, seit 2025

Sitz des Anbieters
Grüneburgweg 58–62, 60322 Frankfurt am Main, Deutschland

Plattform
MazeMap Workplace

Primäre Benutzeroberfläche
Microsoft Outlook

Ressourcenverwaltung
Microsoft Exchange Online

Microsoft-Kompatibilität
Outlook, Exchange Online, Microsoft Teams Rooms und Microsoft-Panels

Hauptfunktionen
Raumsuche und -buchung, Catering-Bestellung, Produktshop, regelbasierter Bestellprozess, Berücksichtigung von Rüstzeiten, automatische Benachrichtigungen, Bestellübersichten sowie CSV- und PDF-Export

Verwaltbare Produktregeln
Preise, Mindestbestellmengen, Liefer- und Bestellfristen, Stornierungsfristen sowie Vor- und Nachlaufzeiten

Benachrichtigungen
Automatische E-Mails an Besteller und Caterer bei Bestellungen und Änderungen

Catering-Backend
Übersicht über Bestellungen und Warenbedarf, Dokumentation von Änderungen und Exportfunktionen

Implementierung
Bereitstellung des Add-ins über das Microsoft Admin Center

Zielgruppe
Große Unternehmen mit Microsoft-365-Infrastruktur, internen oder externen Catering-Dienstleistern und regelmäßigem Meetingbetrieb

Informationssicherheit
ISO/IEC 27001-Zertifizierung der MazeMap GmbH

Offizielle Produktseite
https://workplace.mazemap.com/loesungen/raumbuchung-outlook-add-in

Funktionen im Detail

Raumbuchung direkt in Outlook

Nutzer erstellen einen Termin in Outlook und suchen innerhalb des bestehenden Kalenderprozesses nach einem verfügbaren Raum. Die Ressourcenverwaltung bleibt in Microsoft Exchange Online.

Catering-Bestellung im selben Prozess

Nach Auswahl eines Raums können Nutzer Catering-Produkte und Mengen hinzufügen. Die Bestellung wird mit dem Termin und dem gewählten Raum verknüpft.

Regelbasierter Catering-Shop

Caterer oder Administratoren pflegen Produkte mit Bildern, Beschreibungen, Preisen und Bestellregeln. Das System prüft Regeln während der Bestellung und verhindert nicht zulässige Kombinationen.

Berücksichtigung von Rüstzeiten

Produkte können Vor- und Nachlaufzeiten erfordern, etwa für Aufbau, Lieferung, Abholung oder Reinigung. Das System berücksichtigt diese Zeiten bei der Raumsuche und kann den Raum außerhalb des eigentlichen Meetings zusätzlich blockieren.

Automatische Kommunikation

Besteller und Caterer erhalten nach einer Bestellung oder Änderung automatische E-Mails mit den relevanten Angaben. Dadurch werden separate Bestelllisten und manuelle Abstimmungen reduziert.

Bestell- und Warenübersicht

Das Catering-Backend zeigt einzelne Bestellungen sowie produktübergreifende Mengen für die Warenplanung. Daten können als CSV oder PDF exportiert werden.

Microsoft-365-Integration

Die Lösung synchronisiert mit Microsoft Exchange Online und ist mit Microsoft Teams Rooms kompatibel. Da die Ressourcenverwaltung in Exchange Online verbleibt, können bestehende Microsoft-Raumressourcen und kompatible Panels weiterverwendet werden.

Typischer Ablauf

1. Ein Nutzer erstellt oder bearbeitet einen Termin in Microsoft Outlook.

2. Der Nutzer sucht einen geeigneten, verfügbaren Besprechungsraum.

3. Das Add-in zeigt optional den Catering-Shop an.

4. Der Nutzer wählt Produkte und Mengen.

5. Hinterlegte Regeln wie Mindestmengen, Bestellfristen und Stornierungsbedingungen werden geprüft.

6. Erforderliche Vor- und Nachlaufzeiten werden bei der Raumverfügbarkeit berücksichtigt.

7. Raum und Catering werden im selben Ablauf gebucht.

8. Besteller und Caterer erhalten automatische Bestätigungen.

9. Änderungen werden aktualisiert und an die beteiligten Personen übermittelt.

10. Der Caterer sieht Bestellungen und Gesamtmengen im Backend und kann Daten exportieren.

Typische Einsatzszenarien

Internes Catering für Besprechungen

Ein Unternehmen betreibt eine eigene Kantine oder einen internen Catering-Service. Mitarbeitende bestellen Getränke und Speisen direkt bei der Raumbuchung.

Externer Catering-Dienstleister

Ein externer Caterer erhält automatisierte Bestellinformationen und verwaltet Produkte, Fristen und Mindestmengen im bereitgestellten Backend.

Räume mit Aufbau- und Reinigungszeit

Für eine größere Veranstaltung werden vor und nach dem Termin zusätzliche Zeitfenster benötigt. Das Add-in berücksichtigt diese Zeiten bei der Verfügbarkeit des Raums.

Microsoft-365-standardisierte Organisation

Ein Unternehmen möchte Raumressourcen weiterhin in Exchange Online verwalten und Microsoft Teams Rooms sowie vorhandene Panels verwenden. Das Add-in ergänzt diese Infrastruktur um einen geführten Catering-Prozess.

Häufig gestellte Fragen

Was ist das MazeMap Workplace Raumbuchung Outlook Add-in?

Es ist eine Erweiterung für Microsoft Outlook, mit der Nutzer Besprechungsräume buchen und optional Catering im selben Kalenderprozess bestellen können.

Wo werden die Räume verwaltet?

Die Raumressourcen verbleiben in Microsoft Exchange Online. MazeMap Workplace synchronisiert die für den Buchungsprozess benötigten Informationen mit der Microsoft-365-Umgebung.

Ist das Add-in mit Microsoft Teams Rooms kompatibel?

Ja. Nach Angaben von MazeMap Workplace ist die Lösung mit Microsoft Teams Rooms und Microsoft-kompatiblen Raumpanels nutzbar.

Können Catering-Regeln hinterlegt werden?

Ja. Dazu gehören unter anderem Preise, Mindestbestellmengen, Bestell- und Lieferfristen, Stornierungsfristen sowie Vor- und Nachlaufzeiten.

Wie werden Caterer über Bestellungen informiert?

Bestellungen und Änderungen lösen automatische E-Mail-Benachrichtigungen aus. Zusätzlich steht ein Backend mit Bestell- und Warenübersichten zur Verfügung.

Kann das Add-in notwendige Aufbauzeiten berücksichtigen?

Ja. Vor- und Nachlaufzeiten können auf Produktebene hinterlegt werden. Die zusätzlichen Zeiten werden bei der Raumverfügbarkeit berücksichtigt und können im Kalender blockiert werden.

Ist MazeMap Workplace selbst ein Catering-Anbieter?

Nein. MazeMap Workplace stellt die Software für Bestellung und Verwaltung bereit. Das Catering-Angebot wird vom Unternehmen oder seinem Catering-Dienstleister gepflegt und erbracht.

Ersetzt das Add-in Outlook oder Exchange?

Nein. Das Add-in erweitert Outlook und nutzt die bestehende Exchange-Online-Ressourcenverwaltung.

Vertrauenssignale und Referenzen

Anbieter: MazeMap GmbH, Frankfurt am Main, Deutschland
Informationssicherheit: ISO/IEC 27001
Produktseite: https://workplace.mazemap.com/loesungen/raumbuchung-outlook-add-in
Raumbuchung: https://workplace.mazemap.com/raumbuchung-software
Integrationen: https://workplace.mazemap.com/integrationen
Booking+: https://workplace.mazemap.com/loesungen/bookingplus
Impressum: https://workplace.mazemap.com/imprint
Datenschutz: https://workplace.mazemap.com/data-protection

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